Porady, a jednání – ať už státních nebo nestátních subjektů, bývají považovány za ztrátu času, kdy výsledek není vždy jistý. Tento dojem může ještě umocnit nezvládnutí komunikačních technik, řádné vedení porady nebo rovnou absence osoby, která by vůbec diskuzi na poradě vedla.
Co to je efektivní porada?
Porada je důležitý komunikační nástroj k tomu, aby došlo k propojení, a hlavně využití informací a zdrojů takovým způsobem, které budou v konečném důsledku prospěšné. Pokud právě uvedené bude porada splňovat, pak ji lze zcela jistě označit za efektivní. Aby byla porada nebo jakékoli oficiální či méně oficiální setkání užitečné, je nezbytné efektivně využít zdroje. Pod slovem „efektivně“ si zde můžeme například představit využívat zdroje v míře přiměřené okolnostem a tak, aby splnily požadovaný účel při minimálním vynaloženém čase a úsilí. Zdroji pak máme na mysli lidské zdroje, informační zdroje a čas.
Čím dále častěji se z porad stává něco, čemu by se většina účastníků raději vyhnula. U menších podniků je frekvence porad nižší, než by bylo nutné. Velké podniky jdou pak zpravidla z extrému do extrému a nástroj porad buď nadužívají anebo zcela opomíjí. Aby porada nebo vícestranná schůzka přinesla kýžený benefit je důležité, aby takové jednání bylo postaveno na pevných základech, tedy na několika splněných předpokladech.
Statistický exkurs:
Některé výzkumy zjistily, že jen 16 % zaměstnanců považuje porady a pracovní schůze za inspirující, naproti tomu 79 % pracovníků tvrdí, že by čas strávený na poradě produktivněji zužitkovali prací. Celá třetina dotázaných si také již někdy během porady všimla usínajících kolegů, 9 % pak přiznává, že sami usnuli. Poradenská společnost LMC mezi více než 800 uživateli portálu Jobs.cz., vyplynulo, že pro každého druhého Čecha je porada synonymem nudy a 15 % respondentů porady doslova nesnáší.
Pokud jsou zkušenosti s poradami takové, že je lidé vnímají jako neefektivní, řešením jistě není je začít vynechávat, jakkoli se jedná důležitý komunikační nástroj, ale naopak naučit se tento interní nástroj zvládat. Možností je celá řada. Můžeme například přistoupit k posílení komunikačních dovedností vedoucích pracovníků, ke změně vedené komunikace na poradách, a to najmutím 3. nezávislé osoby – odborníka na komunikaci, facilitátora apod.
Dobře vedená porada či jednání ušetří čas, energii zapojeným subjektům a v neposlední řadě i peníze.
Shora byl zmíněn pojem „facilitátor“, proto se jistě sluší uvést, co se tím má vůbec na mysli.
Kdo je to facilitátor?
Role facilitátora je specifická v tom, že facilitátor odpovídá při facilitaci za proces, nikoli za obsah jednání. Což v samotné praxi znamená, že je především jakýmsi základním komunikačním klíčem mezi všemi účastníky.
Slovo facilitace pochází ze slova facilis (latin.) v překladu znamená „snadné“ nebo „jednoduše udělané“. A to má v rámci komunikace s větší skupinou lidí praktický význam. Tím významem je myšlena struktura jednání, přenesení odpovědnosti na účastníky jednání a realizaci konkrétních domluvených výstupů – řešení.
Jak zvládat porady?
- Mít jasný časový rámec
Je nutné začínat porady včas a končit včas. V rámci času je také nutné umět vést diskuzi tak, aby zazněly důležité informace, které mohou mít vliv na konkrétní výstup z porady; stejně tak je nutné komunikaci efektivně řídit, aby komunikace zůstala konkrétní a orientovaná na tu danou probíranou problematiku;
- Připravit si obsah a cíl
Typologie porad je různorodá a podle toho se liší i typ vedení. Může se jednat o porady pravidelné, kdy se pracovní tým může scházet pravidelně tak, aby společně projednali uplynulý týden a domluvily plány na další. Také se může jednat o poradu krizovou, kdy je třeba řešit náhlou situaci. Co je důležité, aby byl zřejmý cíl jednotlivých porad a s takovým cílem by měli být všichni seznámeni ještě před konáním samotné porady.
- Dospět ke konkrétním návrhům, řešením a mít vše důležité zaznamenáno
Protože na poradách se schází různý počet účastníků je nutné, aby byl z každé porady vyhotoven zápis a následně, aby ho měli všichni, kdo se porady účastnili k dispozici. Stejně jako je důležitý facilitátor – odborník na vedení procesu vícestranné komunikace, nebo manažer zodpovídající za kvalitu porady, je důležitý i zapisovatel, který povede srozumitelný zápis z takového jednání
- Osoba, která povede poradu – vedoucí pracovník, manažer, nebo najatý odborník na komunikaci – facilitátor.
Nemusíte být nutně odborník na komunikaci, avšak teoretické základy a praktické zkušenosti jsou vždy výhodou. Pro posílení vašich kompetencí a dovedností nabízíme kurzy Mediace, Facilitace a další kurzy, které jsou nabité informacemi, které lehce uplatníte v praxi. Více se dozvíte zde.
