Vítejte ve 21. století. Zaměstnavatel a zaměstnanec si mohou zasílat písemnosti dokonce i elektronicky. Zdá se vám, že by se první a druhá věta hodily spíše do nějakého bulvárního plátku? Rozhodně ano, a je to tak záměrně. Při podrobnějším zkoumání právní úpravy elektronického doručování písemností mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem, jakkoli bychom od novely zákoníku práce čekali opak, zjistíme, že se vlastně nic moc nezměnilo. Přestože je elektronické doručování, za normálních okolností, pružný a efektivní způsob komunikace, rozhodně se to nedá říct o tomto způsobu komunikace optikou pracovního práva. Na pointu si ještě chvilku počkejte.
Co je elektronické doručování a kdy ho lze použít?
Ustanovení § 335 a § 335a (u zaměstnavatele) a § 337 odst. 2 a 4 až 6 zákoníku práce (u zaměstnance) upravují právě elektronické doručování. Dozvídáme se, že jak zaměstnanec, tak zaměstnavatel mohou pro doručování využívat jednak síť nebo služby elektronických komunikací (typicky vás asi napadne e-mail), a jednak datovou schránku. To je super. Bohužel tady pozitiva končí. Možnost elektronického doručování musí být mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem odsouhlasena.
Pokud chce zaměstnavatel elektronicky doručovat zaměstnanci, pak potřebuje jeho výslovný písemný souhlas a součinnost zaměstnance, aby mu poskytl elektronickou adresu pro doručování. V případě, že chce elektronicky doručovat zaměstnanec zaměstnavateli, musí s tím zaměstnavatel souhlasit. Pro tento případ žádost nevyžaduje písemný souhlas. Písemná forma se ale stejně bude hodit v případě prokazování udělení souhlasu. Nejjednodušší se jeví vzájemné výslovné odsouhlasení rovnou v pracovní smlouvě.
Při zasílání písemností e-mailem i datovou zprávou (prostřednictvím datové schránky) musí být jak u zaměstnance, tak u zaměstnavatele písemnost podepsána předepsaným způsobem – uznávaným elektronickým podpisem (v případě zaměstnavatele může být písemnost alternativně zapečetěna uznávanou elektronickou pečetí).
Písemnost doručovaná prostřednictvím e-mailu pak musí být příjemcem (zaměstnancem nebo zaměstnavatelem, logicky záleží, kdo je příjemcem) potvrzena datovou schránkou, a to nejpozději do 3 dnů od odeslání, jinak je takové doručení neúčinné. Pokud zaměstnanec datovou schránku zřízenou nemá, pak je elektronické doručování ze hry úplně.
Pokud zaměstnanec odešle zaměstnavateli například výpověď e-mailem, přičemž splní všechny povinnosti vyžadované zákoníkem práce, a zaměstnavatel mu do 3 dnů nepošle prostřednictvím datové schránky potvrzení přijetí výpovědi, pak se na takto odeslanou výpověď pohlíží, jako by nikdy doručena nebyla a zaměstnanec musí stejný úkon provést znovu, tentokrát za využití jiných prostředků komunikace, třeba předat písemnost osobně.
Písemnosti doručované prostřednictvím datové schránky, resp. jejich přijetí se potvrzovat nemusí.
Co je to uznávaný elektronický podpis?
Odpověď na tuto otázku naleznete v zákoně o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, který stanoví, že uznávaný elektronický podpis je zaručený elektronický podpis, který je založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis nebo kvalifikovaný elektronický podpis.
Kdy je písemnost doručena?
Písemnost doručovaná e-mailem je doručena v případě, že se nevrátí jako nedoručitelná a zároveň je nejpozději do 3 dnů potvrzena datovou zprávou prostřednictvím datové schránky podepsanou uznávaným elektronickým podpisem (zapečetěna uznávanou elektronickou pečetí).
V případě doručování zaměstnavateli je písemnost doručovaná prostřednictvím datové schránky doručena dnem jejího dodání do datové schránky. Doručuje-li zaměstnavatel zaměstnanci prostřednictvím datové schránky, pak je písemnost doručena jeho přihlášením do datové schránky. Pokud se zaměstnanec ve lhůtě 10 dnů ode dne dodání písemnosti do datové schránky nepřihlásí, pak se považuje písemnost za doručenou posledním dnem této lhůty. V případě doručování zaměstnanci je tak dána fikce doručení. U doručování zaměstnavateli tato fikce neplatí.
Závěrem
Po podrobnějším seznámení se s právním úpravou elektronického doručování písemností v pracovněprávních vztazích snad nelze uzavřít jinak, než že se jedná o zákonodárcovo nešťastné uchopení problematiky a proměnu něčeho potenciálně efektivního ve velice neefektivní.
