Problematiku kopírování dokladů, přesněji pouze občanských průkazů, zaměstnanců jsme již „nakousli“ v článku – VYUŽÍVÁNÍ RODNÉHO ČÍSLA ZAMĚSTNANCE PODLE GDPR. Nakládání s občanskými průkazy je do jisté míry omezeno ustanovením § 15 zákona o občanských průkazech. Zmíněné ustanovení vlastně zakazuje pořizovat kopie občanského průkazu, a to jakýmikoli prostředky, bez prokazatelného souhlasu občana, kterému byl občanský průkaz vydán, pokud zákon nebo mezinárodní smlouva, kterou je Česká republika vázána nestanoví něco jiného. Výjimka uvedená v druhé části věty se vztahuje k předpisům, které upravují opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti.
Nabízí se otázka, kdy tedy lze pořídit kopii občanského průkazu zaměstnance. V úvahu připadá situace, kdy občan-zaměstnanec dá k pořízení kopie prokazatelný souhlas. Nicméně, zaměstnavatel jako správce osobních údajů zaměstnanců má, podle GDPR, dbát zásady minimalizace údajů. To znamená, že pokud zaměstnavatel nějaké osobní údaje nutně nepotřebuje, pak je nemá zpracovávat. Pořízení kopie občanského průkazu zaměstnance není jediným způsobem ověření správnosti jeho osobních údajů. Stejnému účelu docela dobře poslouží třeba i kontrola uvedených údajů a poznačení této informace do osobní složky zaměstnance.
Obdobně jako v případě občanských průkazů je upraveno kopírování cestovních dokladů. Zákon o cestovních dokladech v ustanovení § 2 odst. 3 zakazuje pořizování kopií cestovních dokladů bez souhlasu občana, kterému byl cestovní doklad vydán (pokud zvláštní právní předpis nebo mezinárodní smlouva, kterou je ČR vázána nestanoví výjimku z tohoto pravidla.)
Problematiku kopírování jiných dokladů, mimo občanské průkazy a cestovní doklady, pak žádný zvláštní právní předpis neupravuje. Průkazy zdravotní pojišťovny, řidičské a další průkazy tak obecně kopírovat lze, ale platí totéž, co byl uvedeno výše. Zaměstnavatel v této souvislosti musí jednak pamatovat na zásadu minimalizace údajů, a jednak musí disponovat právním důvodem pro takové konkrétní zpracování, tedy kopírování dokladů zaměstnanců (mimo občanské průkazy). Jako jediný akceptovatelný právní důvode zpracování se v této souvislosti nabízí oprávněný zájem zaměstnavatele (správce). Zde je ale potřeba upozornit na to, že před zahájením zpracování osobních údajů na základě oprávněného zájmu musí správce posoudit a vyhodnotit, (a v případě potřeby také prokázat dozorovému orgánu – Úřadu na ochranu osobních údajů), že jeho oprávněný zájem převažuje nad zájmy, základními právy a svobodami subjektů, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány – v tomto případě zaměstnanců. K tomuto slouží tzv. balanční test. Jeho vypracování v písemné podobě poslouží jak k posouzení oprávněného zájmu zaměstnavatele, tak k pozdějšímu případnému prokázání oprávněnosti pořízení kopií osobních dokladů.
Pozor, pokud zaměstnáváte cizince
V případě, že zaměstnavatel zaměstnává cizince (nikoli občany jiného členského státu EU), pak je vhodné upozornit na zákon o zaměstnanosti, který v ustanovení § 102 odst. 4 stanoví pro zaměstnavatele povinnost uchovávat kopie dokladů prokazujících oprávněnost pobytu cizince na území ČR. Tato povinnost uchovat kopie dokladů platí po celou dobu trvání zaměstnání nebo výkonu práce a následně ještě 3 roky po skončení zaměstnání (výkonu práce) cizince pro konkrétního zaměstnavatele.
Autor: Georgios Tucoglidis
