Zaměstnavatel shromažďuje osobní údaje o svých zaměstnancích, resp. potenciálních zaměstnancích ještě před vznikem pracovněprávního vztahu. Jedná se například o tyto osobní údaje: jméno a příjmení, datum narození, rodné číslo, rodinný stav, telefonní číslo, dosažené vzdělání a praxe, informace o případném odsouzení za spáchaný trestný čin, informace o zdravotním stavu apod. Logicky také zde bude zaměstnavatel vystupovat v roli správce osobních údajů (budoucích) zaměstnanců a vztahuje se na něj zásada minimalizace osobních údajů. Tato zásada je stanovena jednak v GDPR, a jednak ji zakotvuje přímo zákoník práce v ustanovení § 30 odst. 2. Zásada minimalizace údajů znamená, že správce zpracovává pouze takové osobní údaje, které nutně potřebuje. Pokud je nepotřebuje, nemá je zpracovávat.
Zmiňované ustanovení § 30 odst. 2 zákoníku práce pak výslovně stanovuje, že zaměstnavatel může, v souvislosti s jednáním před vznikem pracovního poměru, od uchazeče nebo jiných osob, vyžadovat jenom takové údaje, které bezprostředně souvisejí s uzavřením pracovní smlouvy. Nejedná se tedy o čistou zásadu minimalizace osobních údajů, protože zákoník práce pamatuje pouze na případy, kdy zaměstnavatel aktivně vyžaduje určité údaje o potenciálních zaměstnancích. Reálně těch údajů dostane podstatně více a případní budoucí zaměstnanci mu tyto údaje sami dobrovolně sdělí formou životopisu, motivačního dopisu, na pohovoru apod.
Všechny osobní údaje, které zaměstnavatel, samozřejmě v souladu se zmiňovanou zásadou minimalizace údajů a § 30 odst. 2 zákoníku práce, shromažďuje, může zpracovávat na základě právního důvodu, který se ukrývá v ustanovení čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Jedná se o informace potřebné před uzavřením pracovní smlouvy a případně i po uzavření pracovní smlouvy.
Jak to ale bude se zpracováním osobních údajů neúspěšných uchazečů o zaměstnání? Pokud bude chtít zaměstnavatel zpracovávat osobní údaje neúspěšných uchazečů i nadále (čistě z praktických důvodů – třeba původně vybraný uchazeč nakonec pracovní smlouvu odmítne uzavřít), musí o tom uchazeče informovat. Právním základem zpracování v tomto případě bude důvod uvedený v čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, tedy oprávněný zájem zaměstnavatele. Potenciální zaměstnanec má právo vznést námitku proti tomuto zpracování osobních údajů. Zaměstnavatel pak tento svůj oprávněný zájem bude prokazovat, a to připraveným tzv. balančním testem, kde posoudí a odůvodní, zda převládá jeho oprávněný zájem nad zájmy nebo základními právy a svobody potenciálních zaměstnanců vyžadujících ochranu osobních údajů. Do doby rozhodnutí o námitce budou již shromážděné osobní údaje v režimu tzv. omezení zpracování.
Další informace o ochraně osobních údajů v pracovních vztazích se můžete dočíst např. v článku ZAMĚSTNANCI A GDPR.
Autor: Georgios Tucoglidis
