VYUŽÍVÁNÍ RODNÉHO ČÍSLA ZAMĚSTNANCE PODLE GDPR

využívání rodného čísla zaměstnance, zaměstnanec GDPR, využívání rodného čísla zaměstnavatelem

Jakkoli byla problematika ochrany osobních údajů (tím máme na mysli především obecné na řízení na ochranu osobních údajů, které je i v našich končinách označováno démonizovanou GDPR) masivně mediálně propíraná, stejně kolem ní panuje řada nejasností.

Jedná se o obecný osobní údaj nebo o osobní údaj zvláštní kategorie (dříve citlivé osobní údaje)?

V GDPR je zvláštní kategorie osobních údajů vymezena tak, že se jedná o osobní údaje, které vypovídají o

  • rasovém či etnickém původu,
  • politických názorech,
  • náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, a
  • zpracování genetických údajů, biometrických údajů za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby a
  • údajů o zdravotním stavu či
  • o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby.

Z právě uvedeného je evidentní, že rodné číslo je, optikou GDPR, obecným osobním údajem. Neznamená to ovšem, že s rodným číslem můžeme nakládat jako se všemi ostatními obecnými osobními údaji. Jedná se totiž o druh osobního údaje, který u nás vykazuje určitou míru specifičnosti. Tuzemský právní předpis – zákon o evidenci obyvatel do jisté míry omezuje nakládání s rodnými čísly. Co to z praktického hlediska znamená? Vlastně jen to, že právní důvody zpracování rodných čísel zaměstnanců nebudeme hledat v GDPR, ale právě v zákoně o evidenci obyvatel, a to v ustanovení § 13c. Toto ustanovení stanoví, že rodná čísla lze využívat jen:

  • Jde-li o činnost ministerstev, jiných správních úřadů, orgánů pověřených výkonem státní správy, soudů, vyplývajících z jejich zákonem stanovené působnosti, nebo notářů pro potřebu vedení Centrální evidence závětí,
  • Stanoví-li tak zvláštní zákon, nebo
  • Se souhlasem nositele rodného čísla nebo jeho zákonného zástupce.

Znamená to teda, že budete potřebovat souhlas zaměstnance, abyste mohli využít jeho rodné číslo?

Odpověď je prostá – neznamená. Souhlas zaměstnance nebudete potřebovat. Kromě toho, že pracovní smlouva zakládá pracovní poměr, tak pracovní smlouvou vznikají, mimo jiné, zákonné pojistné vztahy, a to podle zákona o veřejném zdravotním pojištění a zákona o nemocenském pojištění.

Zaměstnavatel má v této souvislosti zákonnou oznamovací povinnosti vůči zdravotním pojišťovnám, České správě sociálního zabezpečení, a nejen vůči nim. To znamená, že zaměstnanec je povinen vám své rodné číslo oznámit. Pokud to odmítne, nebude možné s ním uzavřít pracovní poměr.

Právním důvodem zpracování rodného čísla tak bude splnění zákonné povinnosti, a to tak, jak předpokládá zákon o evidenci obyvatel v ustanovení § 13c odst. 1.

Možná vás napadne otázka, zda je to v případě dohod o provedení práce nebo dohod o pracovní činnosti jinak. Ne, není, přiměřeně se to vztahuje i na dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr.

Souhlas zaměstnance k tomu, aby zaměstnavatel využíval jeho rodné číslo tedy skutečně není potřeba.

Je problém, že je rodné číslo uvedeno v pracovní smlouvě?

I když rodné číslo, resp. jeho sdělení zaměstnancem zaměstnavateli, není nezbytný předpokladem pro vznik pracovněprávního vztahu, tak zaměstnavatel potřebuje rodné číslo zaměstnance znát, a to, aby vůbec mohl splnit svoji zákonnou povinnost, jak je ostatně naznačeno výše. Na formě sdělení rodného čísla zas tak moc nezáleží. Ano, pro minimalizaci chybovosti se nejeví vhodné sdělování rodného čísla telefonicky, nicméně uvedení rodného čísla zaměstnance v pracovní smlouvě problém není. Problematickým se spíše jeví pořizování kopií občanských průkazů.

Zákon o občanských průkazech v ustanovení § 15a omezuje nakládání s občanskými průkazy. Uvedené ustanovení stanoví, že je zakázáno pořizovat jakýmikoli prostředky kopie občanského průkazu bez prokazatelného souhlasu občana, kterému byl občanský průkaz vydán, pokud zákon nebo mezinárodní smlouva, kterou je Česká republika vázána, nestanoví jinak (druhá výjimka se spíše než na pracovněprávní problematiku vztahuje na předpisy AML, což jsou předpisy proti legalizaci výnosů z trestné činnosti).

Kromě toho, i když bude mít zaměstnavatel výslovný souhlas zaměstnance k pořízení kopie jeho občanského průkazu, bude se jednat o porušení zásady minimalizace údajů. Volně přeloženo – pokud zaměstnavatel nějaké osobní údaje nutně nepotřebuje (myšleno tak, že neexistuje povinnost stanovená například právním předpisem, ne tak, že si to jenom myslí, nebo je líný opisovat čísla), pak je nemá zpracovávat.

Jaká opatření má zaměstnavatel přijmout k ochraně práv a svobod zaměstnanců?

Demonstrativní (tzn. příkladmý nebo neuzavřený) výčet opatření sloužících k ochraně práv a svobod subjektů údajů stanoví zákon o evidenci obyvatel v ustanovení § 13c odst. 3 písm. a) – k). Je potřeba pamatovat na to, že dané ustanovení se netýká pouze zaměstnanců, a proto není nutné aplikovat všechna opatření. Navíc se jedná o jakýsi zákonný soupis příkladů opatření, která zákonodárce považuje za vhodná aplikovat. V případě, že zaměstnavatel využívá ještě jiná organizační a technická opatření, která danému účelu poslouží stejně nebo třeba i efektivněji (a bude toto v případě potřeby schopen prokázat – např. dozorovému orgánu, kterým je Úřad na ochranu osobních údajů), pak v tom zaměstnavateli nic nebrání.

V této souvislosti se hodí uvést pravidlo GDPR, podle kterého má správce osobních údajů (tedy i zaměstnavatel) přijmout vhodná technická a organizační opatření, aby zajistil úroveň zabezpečení odpovídající danému riziku, a to s přihlédnutím ke svým technickým možnostem, nákladům na provedení opatření, povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování i k různě pravděpodobným a různě závažným rizikům pro práva a svobody fyzických osob.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Mohlo by vás zajímat